Automatización IT: Procesos que toda empresa puede automatizar


La automatización es una asignatura pendiente para muchas compañías. Una herramienta que cualquier compañía, sea del tamaño que sea, debería implementar, independientemente del equipo y la estructura del departamento IT con el que cuente. Esta incorporación facilita la integración de procesos entre otras áreas empresariales (RRHH, finanzas u operaciones con IT) para que la información fluya sin problemas.  

Resolve Systems es una organización que ayuda a empresas de todo el mundo a lograr operaciones ágiles y autónomas con una plataforma de automatización TI líder en el sector. Con más de una década de experiencia, las soluciones de Resolve están diseñadas para afrontar los retos que plantea la creciente complejidad de las TI.

Desde Exceltic, estamos orgullosos de anunciar nuestro partnership con esta compañía. Con esta alianza, nos posicionamos como su principal aliado en España en integrar sus soluciones de It Automation a todos nuestros clientes.

¿QUÉ ES LA AUTOMATIZACIÓN IT?

Cuando hablamos de automatización de TI (tecnologías de la información), nos referimos a la tecnología que hace posible automatizar por completo los procesos y flujos de trabajo como las solicitudes de aprovisionamiento, la resolución de tickets del service desk, la incorporación o baja de empleados, las comprobaciones proactivas del estado del sistema, el diagnóstico y solución de incidentes de servicios de TI y cualquier otro proceso llevado a cabo desde el departamento IT. 

Automatizando los procesos y flujos de trabajo adecuados, las empresas pueden:

  1. Incrementar la eficiencia de los runbooks programados diariamente
  2. Responder más rápido a los problemas y solucionarlos en un menor tiempo
  3. Escalar la productividad de los recursos IT

La automatización se puede aplicar a cualquier organización de IT funcional como:

  • La gestión de servicios de TI (ITSM)
  • Las operaciones de TI
  • Las operaciones de red y las operaciones en la nube

Se puede implementar para automatizar completamente un proceso, de extremo a extremo o parcialmente. El objetivo: mejorar la calidad y fiabilidad de la información que llega al técnico de TI.

PROCESOS IT QUE TODA EMPRESA PUEDE AUTOMATIZAR

Automatización

Onboarding y Offboarding

La incorporación de un nuevo empleado es un proceso que en muchas ocasiones resulta frustrante, tanto para los empleados como para los profesionales de TI. 

De media, cada incorporación supone un promedio de 54 actividades, desde la selección del equipo, formateo, protección de dispositivos, accesos, conectividad, etc. Esto significa que existe una alta probabilidad de que en cualquiera de estas actividades, el equipo de TI tenga algún problema, provocando un pico de trabajo y un retraso en el proceso. 

Cuantos más problemas crea un proceso manual, más soporte requerirá, y menos tiempo se podrá dedicar a actividades estratégicas y de importancia. 

Para ello se debe desencadenar un flujo de trabajo automático que proporcione:

  1. Aprovisionamiento de dispositivos
  2. Accesibilidad a diferentes aplicaciones
  3. Creación de una cuenta de correo electrónico
  4. Instalación y configuración del sistema operativo
  5. Configuración de claves y accesos a nivel de sistemas
  6. Instalación y configuración de firewall y VPN
  7. Instalación y configuración de licencias y programas para el nuevo empleado

Mantener un buen flujo de trabajo permite eliminar tiempos de espera innecesarios, agilizar procesos y crear equipos con menor carga de trabajo, más consolidados y eficaces.

Solución a la falta de espacio en disco

Las empresas cada día aumentan la cantidad de información que producen y acumulan debido a las numerosas aplicaciones o incluso a toda la data recogida mediante el IOT.

Con toda esta información, las compañías tienden hacia un modelo data driven, buscando siempre fundamentar sus decisiones estratégicas basadas en los datos, consiguiendo mejorar el rendimiento, reducir costes o incluso abrir nuevas fuentes de ingresos. 

Pero el almacenamiento masivo finalmente también trae consigo no solo un aumento del coste de almacenamiento, sino también del tiempo dedicado a la gestión, clasificación y administración del dato. 

Por tanto, cada minuto que el equipo de TI incurre en identificar manualmente que hay poco espacio en el disco, es un minuto perdido que puede ralentizar el negocio en cualquiera de sus otras necesidades. 

La automatización del aprovisionamiento del almacenamiento puede analizar los recursos y capacidad de almacenamiento en “real time”, y optimizar dónde deben ir esos datos de manera que se consigue:

  1. Garantizar que los datos (como las copias de seguridad) se almacenen de forma rentable
  2. Garantizar que datos críticos (como parches) reciben alta prioridad
  3. Eliminación de datos según políticas o normativas de cumplimiento

Además, todo lo que se automatiza genera un registro, lo que favorece los procesos de auditoría. 

Restablecimiento de contraseña

Hoy en día, el creciente uso de aplicaciones por trabajador, conlleva un aumento de cuentas y contraseñas. Por seguridad, se aconseja utilizar una contraseña diferente por cuenta creada, lo que supone un incremento de la gestión de todas ellas.

Según un estudio llevado a cabo por Gartner, entre el 20% y el 50% de las peticiones a equipos IT son para restablecer contraseñas, y estas tardan entre 2 y 30 minutos en solucionarse. 

De cara a una mejor protección frente a los ciberataques, cada contraseña debe contener una serie de criterios que cumplan con unos requisitos mínimos de complejidad que proporcionan mayor fiabilidad. 

Esta complejidad normalmente conlleva a que los empleados olviden o confundan sus registros, por lo que, inevitablemente, acaba conllevando una gran carga de trabajo por parte de los departamentos de TI. 

Se calcula que la pérdida de productividad por no poder acceder a un sistema tiene un coste promedio de 70€ por cada restablecimiento de contraseña, que, extrapolado a los miles de solicitudes, puede significar un coste bastante significativo para la compañía. 

Para solucionarlo, se propone desencadenar un flujo de trabajo que proporcione a los empleados un restablecimiento automático, permitiendo que el empleado restablezca la contraseña al instante en lugar de esperar a que un técnico de servicio de TI lo haga: 

  • A través del portal de TI
  • A través de un sistema de gestión de incidentes
  • Chatbot
  • Validar mediante métodos de doble autenticación o con un gestor de identidades, comprobando que la persona que solicita el cambio de la contraseña sea usuario asociado a dicha cuenta

Automatización de aplicaciones

La autoreparación, mediante tecnologías como el Machine o Deep learning, pueden llegar a mejorar las operaciones y el tiempo de actividad, detectando y resolviendo problemas sin intervención humana. Sin embargo, ningún sistema funciona solo, y un solo error producido por inteligencia artificial puede llegar a tener un impacto negativo. Por esta razón, se siguen involucrando a diferentes profesionales de TI, lo que supone una pérdida de eficiencia del equipo.

La Automatización es una vía alternativa al uso de Inteligencia artificial, ya que permite crear flujos de trabajo que “imitarian” las acciones de los ingenieros del departamento IT, brindando una respuesta exacta al que usaría el profesional humano, ante una problemática específica. 

Algunas de las tareas críticas que pueden automatizarse son:

  • Aislamiento de los activos comprometidos
  • Reiniciar aplicaciones
  • Programar actualizaciones
  • Despliegue de parches
  • Cierre de puntos de entradas expuestos
Automatización-casoexito

Habilitación de la disponibilidad del servicio

Según Gartner, en su estudio realizado en 2014, el coste promedio del tiempo de inactividad debido a la indisponibilidad del servicio es de 5600€ por minuto, llegando a variar entre 2300€ y 9000€ dependiendo del sector y tamaño de la empresa.

Al tiempo de reparación, habría que añadir el tiempo dedicado a la identificación del problema y su diagnóstico, que en ocasiones es más complicado que la solución en sí. Por tanto, mantener la disponibilidad del servicio es un elemento vital para el correcto funcionamiento de una empresa.

La automatización permite:

  1. Detectar cuando un sistema deja de funcionar
  2. Reiniciar el sistema automáticamente para que vuelva a estar en servicio en un corto plazo
  3. Si el problema no se soluciona con el reinicio, la automatización permite alertar a un profesional
  4. Generar un registro del problema
  5. Generar un registro de la solución del problema
  6. Generar una notificación al equipo IT

Esto ayuda no sólo a responder de manera más rápida, también a tener un registro de problemas y soluciones frecuentes, que permitirán analizar los puntos críticos de mejora del departamento de TI.

¿POR DÓNDE COMIENZO A AUTOMATIZAR?

La mayoría de los casos descritos anteriormente pueden resultar casos de uso sencillos o con poco impacto si se mide en términos unitarios. Sin embargo, multiplicando por el número total de incidencias detectadas a lo largo del año, el coste y tiempo perdido por los profesionales de TI puede ser enorme. 

El impacto, además, no solo afecta al resultado final, si no que otros stakeholders como los empleados o los clientes se pueden ver afectados. 

Resolve permite a las corporaciones maximizar la eficiencia operativa, reducir costes y solucionar los problemas de manera rápida. Mediante una plataforma sencilla e intuitiva, mejora la presentación de servicios y permite automatizar miles de acciones. 


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